Warum das eine Red Flag ist
Ein vorhandenes Konzept ist ein guter Ausgangspunkt. Veraltete Lagepläne, Telefonnummern oder Annahmen können jedoch genau dann schaden, wenn das Team darauf angewiesen ist. Die Unterlagen müssen zur aktuellen Veranstaltung passen und mit den beteiligten Stellen abgestimmt sein.
Zum Beispiel
Der Plan zeigt einen freien Rettungsweg. Dieses Jahr steht dort ein zusätzlicher Verkaufsstand. Eine unveränderte Kopie bildet die tatsächliche Situation nicht ab.
So geht’s besser
- Gelände, Aufbauten, Besucherzahlen, Programm und Rahmenbedingungen mit dem Vorjahr abgleichen.
- Maßnahmen, Kontakte und Zuständigkeiten aktualisieren und nötige Abstimmungen durchführen.
- Eine verbindliche Fassung mit Datum und Versionsstand bereitstellen; wesentliche Änderungen gezielt übergeben.